El kit de prensa es un medio de comunicación que te ayuda a incrementar tu visibilidad. Si sueñas con conocer tu negocio en un medio, es la herramienta perfecta para convencer a un periodista. El dossier de prensa es un documento completo que, bien elaborado, asegura que obtenga cobertura mediática. ¿En qué consiste? ¿Cómo redactar un dossier de prensa? ¿Cómo sacarle provecho? Te explicamos todo de la A a la Z.
Dossier de prensa: definición
Un dossier de prensa es un documento que reúne los datos imprescindibles para presentar su empresa. A diferencia de un folleto comercial, el kit de prensa no pretende ser promocional. Su objetivo es informar a diversos actores externos: sus empleados, tus socios y especialmente periodistas. Es importante destacar que es el escaparate de su negocio y debe ser claro, preciso y conciso.
Está diseñado en el siguiente formato:
- digital para distribuirlo en su sitio web, por correo electrónico o en una llave USB;
- y papel para enviar o distribuir.
El dossier de prensa forma parte de tus medios de comunicación que te permiten darte a conocer. Por lo general, se envía a una lista de periodistas para presentar su empresa o un evento para que la prensa pueda leerlo y escribir un artículo sobre su empresa.
¿Cuál es la diferencia entre un kit de prensa, un comunicado de prensa y un folleto de ventas?
El kit de prensa
El kit de prensa está dirigido a sus objetivos secundarios, es decir, los periodistas. Ayuda a presentar su negocio. Para destacar, su dossier de prensa debe hacer que desee ser leído. De hecho, los periodistas reciben mucha información. Entonces, para evitar que su documento termine en la basura, tómese el tiempo para pensar en los elementos importantes y evite dispersarse. En el siguiente artículo te explicamos cómo optimizarlo.
El folleto comercial
El folleto comercial es un documento sintético que presenta brevemente su empresa, sus valores y especialmente sus productos o servicios. Su objetivo es acompañar o completar una presentación comercial con el fin de seducir, tranquilizar y convencer a sus prospectos.
Para obtener más información, descubra nuestro artículo dedicado: Folleto comercial: ejemplos de folletos eficaces para copiar .
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El comunicado de prensa complementa el dossier de prensa. Por lo general, es una sola página que resume un próximo evento. Por ejemplo, escribe un comunicado de prensa cuando lanza una nueva línea de productos, abre un nuevo punto de venta o asiste a una feria comercial.
El comunicado de prensa y el dossier de prensa son dos medios muy diferentes que todavía hoy son demasiado confusos. Si bien el comunicado de prensa es información breve, el kit de prensa es un documento muy completo que presenta a su empresa, sus valores y sus productos.
¿En qué consiste un dossier de prensa?
Para ayudarlo a redactar su dossier de prensa, hemos resumido los elementos importantes y esenciales. Sin embargo, puede agregar otros elementos que puedan funcionar a su favor.
Ponte en la piel de un periodista que recibe varias decenas de kits de prensa al día. ¡Solo uno de cada 10 está retenido por la prensa! Entonces, ¿cómo se nota la diferencia? ¿Cómo se lee? ¡Con un título llamativo, un diseño atractivo e información precisa! Cada dossier de prensa es único. Haz el tuyo a imagen de tu carta gráfica y los valores de tu empresa.
Portada
La portada es la “portada” de su kit de prensa. ¡Es el que captura y llama la atención! Entonces, diseña una página original con los colores de tu mapa gráfico . Sobre todo, debe evitar hacer una presentación que sea demasiado académica. Sin embargo, no debe estar demasiado ocupado ni demasiado sobrio. Le recomendamos que indique en su portada:
- La mención «Dossier de prensa» para que el periodista entienda de qué se trata;
- Un título pegadizo;
- Su logotipo y nombre de la empresa;
- La fecha si es un evento.
El sumario
Por muy básico que parezca, un resumen es esencial. De hecho, ayuda al periodista a navegar por el documento para encontrar la información que busca. Sobre todo, no debe descuidarse el resumen, ya sea en la forma o en el fondo. Es la segunda página de su material e influye en el lector para que pase la página (o deje su archivo en una esquina del escritorio).
Presentación: valores y conceptos
La página de presentación de su empresa es fundamental. Cuenta tu historia, tus valores y tus metas. ¡También recuerde agregar «la palabra del fundador»! Es un breve discurso que expone sus creencias y resalta su misión y visión.
Todo esto debe resumirse de forma clara y sintética. Recuerde siempre tener su archivo revisado para obtener una opinión externa de personas que no conocen su negocio.
Tu historia
En un dossier de prensa, resumes la historia y las fechas clave de tu empresa , por ejemplo con la ayuda de un diagrama explicativo que indique la fecha de creación, la evolución, lo que es hoy …
Tenga en cuenta que esta sección es diferente de las «cifras clave», que son un zoom sobre la facturación que ha aumentado, por ejemplo, este año, o el número de empleados que se ha duplicado …
Tus compromisos
¿Eres una empresa social y quieres destacar tu compromiso con el planeta? ¿Planeas colaborar con asociaciones? Hablar de ello ! El objetivo no es hacer demasiado, sino ser honesto. . Si usted es un líder empresarial de “desperdicio cero” y este valor es fundamental, puede dedicarle tiempo.
Hoy en día, muchas empresas deciden invertir en eventos o finanzas con asociaciones. Evidentemente, esto garantiza una imagen social. Ciertamente, el objetivo no es invertir solo para beneficiarse de la comunicación positiva, sino hacerlo simplemente porque SUS valores se correlacionan con sus ideas. En este caso, especifique sus compromisos, el motivo por el que deseaba implementar estas acciones, las repercusiones… La regla de oro: ¡sea verdad!
Tus productos y servicios
Tenga cuidado de no mostrar todos sus productos a riesgo de perder la atención del periodista. Ciertamente, el kit de prensa no es un catálogo comercial. Así que presente brevemente sus productos fars o, si tiene una gama pequeña, muestre sus productos en una sola página doble.
Tus cifras clave
Las cifras clave son la parte importante de su dossier de prensa. De hecho, muestran la evolución de su negocio. Con una infografía, por ejemplo visualizar el número de tiendas abiertas, el número de empleados, sus ventas, la internacionalización de sus productos … En definitiva, todas las cifras y estadísticas que demuestran que su empresa ha aprovechado una gran oportunidad Steps.
Tus clientes y testimonios
Incluya los logotipos y testimonios de sus clientes en su dossier de prensa . Vale la pena tomar cualquier cosa que pueda funcionar a su favor y agregar valor a su negocio. Concéntrese en lo concreto y los hechos reales. Los periodistas deben sentir que usted ha contribuido con algo más que su competencia y que vale la pena presentar SU negocio.
Tu reseña de prensa
Para finalizar su archivo, agregue una reseña de prensa. Esta es una página dedicada a los artículos escritos sobre su empresa por otros medios: blog, entrevistas, medios impresos, prensa online, etc. ¡Esto demuestra su notoriedad y tranquiliza al periodista!
¿Está comenzando y no tiene cobertura mediática? ¡Que no cunda el pánico, su dossier de prensa sin duda le permitirá tener su primer artículo que luego agregará con orgullo!
La página de contacto
¡Su dossier de prensa captó toda la atención del periodista! Bien hecho, finalmente se beneficiará de su primera cobertura mediática. Por lo tanto, sería una pena olvidar la página de contacto con sus datos de contacto. Tenga siempre en cuenta una buena legibilidad y un diseño limpio. El diseño de esta página no debe pasarse por alto.
Por lo tanto, su dossier de prensa debe contener ciertas partes esenciales:
- La portada: nombre de la empresa con el título “Kit de prensa”;
- El resumen: elemento esencial, diséñelo con títulos llamativos;
- Presentación de su empresa: sus valores y sus objetivos de forma sintética;
- Muestre sus productos: tenga cuidado de no mostrar todos sus productos;
- Tus ratios: ¡todas las cifras y estadísticas! Para no molestar a su lector, cree una imagen atractiva;
- Tu reseña de prensa: captura de pantalla de publicaciones en los medios de tu empresa (artículos, entrevistas, etc.);
- Página de contacto: sus datos de contacto (correo electrónico, sitio web, redes sociales, teléfono, cuenta profesional de LinkedIn ™, etc.).
¿Qué formato debe tener mi dossier de prensa?
El formato del dossier de prensa puede variar. No hay recomendaciones especiales. Te diferencia de tus competidores precisamente por un formato original. Sin embargo, tenga cuidado de respetar siempre el criterio más importante: la legibilidad.
La única regla a respetar es guardar su dossier de prensa en formato .PDF. Preste atención a su peso para que se pueda enviar fácilmente por mensajería. Haz pruebas con tus familiares y colaboradores. También tienes la opción de reducirlo sin perder demasiada calidad en los sitios dedicados a esto.
Personalmente, prefiero el formato apaisado que deja mucha más libertad en cuanto a creación y maquetación. Lo encuentro mucho más legible. Siempre me pongo en el lugar de mis clientes y aquí en este caso el del periodista que recibe mi dossier de prensa. Por mi parte, es importante destacar tanto visualmente, como en tu concepción del mundo. Esto es válido para su dossier de prensa, pero de forma más general en todos sus medios de comunicación. Si hoy he podido diferenciarme de mis competidores, es a través de mi enfoque diferente y mis valores.
Guy de Maupassant
10 consejos de expertos para redactar su dossier de prensa
¡Encuentra en el resto de este artículo nuestros consejos para crear un kit de prensa profesional, paso a paso!
Consejo número 1: prepare su dossier de prensa
Ciertamente, ya ha estudiado todo el mercado antes de comenzar a crear su negocio utilizando matrices de marketing:
- Análisis PESTEL identifica las 6 influencias externas que pesan sobre su mercado y su negocio (Políticas, Económicas, Socioculturales, Tecnológicas, Ecológicas y Jurídicas).
- La matriz DAFO para identificar sus fortalezas, debilidades y oportunidades, así como las amenazas en su mercado.
¡Apueste todo por su valor añadido! ¿Qué te diferencia de los demás? ¿Por qué debería escribir el periodista sobre su empresa? ¿Cómo podría interesar este tema a sus lectores?
Al hacerse las preguntas correctas, se vuelve a enfocar en los puntos esenciales de su negocio y lo hace bien.
Siempre te asesoramos antes de diseñar tus medios de comunicación para que te tomes el tiempo de aclararlo todo. De hecho, el tiempo que le dedicas no se pierde. Sabemos bien que como líder empresarial, es importante rentabilizar sus acciones (ROI). Sin embargo, este documento, que forma parte de su estrategia de marketing, debe redactarse de la manera más concisa y mostrar sus valores en un abrir y cerrar de ojos. Para ello, debe pensar en el mensaje que desea transmitir. Así que piensa en estrategia.
- Evite ser demasiado erudito, no insista en ceñirse a un plan que sea demasiado básico, debe tener una estructura con los elementos importantes dados anteriormente, pero puede ser creativo;
- Vuelva a centrarse en sus valores y metas;
- Escriba todas sus ideas en un borrador;
- Empiece a hacer un plan.
Consejo número 2: escriba su dossier de prensa con un estilo adaptado
Escribir el dossier de prensa puede parecer complicado. Sin embargo, no necesita ser Voltaire para tener éxito al escribir su medio de comunicación.
- Evite las oraciones largas;
- Encuentre el objetivo principal de cada párrafo y vuelva a leerlos para no dispersarse demasiado;
- Concéntrese solo en la escritura (el formulario se revisará más adelante);
- Adopta un estilo sencillo adaptado a tu negocio (no todos los sectores te permiten darle un toque de humor…).
Consejo número 3: ponga títulos y subtítulos en su dossier de prensa
Puede parecer básico, pero sus títulos importan mucho. De hecho, se examinan rápidamente antes de decidirse a leer el contenido. Es por eso que necesita encontrar titulares relevantes que le den ganas de leer más.
¡También es importante ofrecer varios niveles de lectura! Un título pegadizo seguido de un título explicativo atrae la atención y genera interés.
Consejo número 4: opta por una presentación original pero clara
¡La presentación, comprenderá, es decisiva para marcar la diferencia! Para hacer esto, elija un diseño elaborado manteniendo su contenido legible. Su kit de prensa debe ser aireado y adornado con algunas fotos y elementos visuales.
También puede optar por imprimirlo en un papel original con un acabado especial antes de enviarlo directamente a los editores.
Consejo número 5: apunte bien a la prensa
Desarrolle una lista de medios para contactar
Muchas empresas descartan el dossier de prensa debido a devoluciones insuficientes. Sin embargo, la prensa no es un medio que deba descuidarse. Es parte de tu plan de comunicación .
Así que recuerde hacer una lista de todos los periodistas con los que desea contactar y que probablemente estén interesados en su empresa y los servicios que ofrece. La prensa incluye periódicos locales y nacionales, pero también la web. Tu estrategia digital por lo tanto, también puede centrarse en sitios periodísticos.
Encuentre contactos útiles para enviar un kit de prensa
Te lo garantizamos, no es fácil encontrar los contactos. Se necesita un trabajo tedioso, pero descubra cómo encontrar la joya rara: la dirección de correo electrónico de la persona a cargo de la edición. Sea inteligente, por lo general siempre se ingresa en la sección «contacto» del sitio web o al final de la revista.
También tienes la posibilidad de:
- dejar gestionar el diseño del dossier de prensa y enviarlo a una agencia de relaciones con la prensa;
- o comprar un archivo de direcciones de correo electrónico.
Consejo número 6: El asunto del correo electrónico: ¡sé inteligente!
¡No envíe el mismo correo electrónico a una lista de periodistas! Personalice el asunto de sus correos electrónicos, esta es la clave para hacer que la prensa quiera abrir. Elija un objeto original, sin exagerar, relacionado con su negocio. Indique que se trata de un dossier de prensa para evitar pasar por un anuncio.
Consejo número 7: agregue sus puntos de contacto
En su correo electrónico, no olvide su firma con sus datos de contacto. Puede parecer básico, pero es un elemento importante que todavía se pasa por alto con demasiada frecuencia. Su firma debe contener todos los puntos de contacto (número de teléfono, correo electrónico profesional, dirección del sitio web y enlaces a redes sociales).
También puede poner un botón de llamada a la acción para redirigir a su objetivo a la página de presentación de su empresa o sus valores.
Consejo número 8: sepa cómo adaptarse a su objetivo
Cada medio debe ser objeto de un análisis real. No puede ponerse en contacto con un bloguero, un influencer, un medio impreso o un periodista de la misma manera. Hay dos ejes para ajustar:
- El canal: algunos prefieren ser contactados con LinkedIn ™, mientras que otros son más activos en Twitter ™.
- El mensaje: El enfoque y el tono utilizados son diferentes según la persona a la que se quiera convencer.
Consejo número 9: distribuya un dossier de prensa en una fecha estratégica
Tu plan de comunicación ciertamente incluye su kit de prensa. En este caso, la fecha de envío del kit de prensa se indica en su planificación inversa (que se ocupó de hacer durante su estrategia de marketing).
En el caso de un evento, es recomendable enviar un comunicado de prensa y el kit de prensa unos diez días antes de la fecha.
Si es posible, prefiera enviar su correo electrónico el martes para evitar las prisas del lunes por la mañana y las prisas del fin de semana.
Consejo número 10: relanzar a los periodistas
¿Ha enviado su dossier de prensa, pero aún no tiene comentarios? Le recomendamos relanzar diez días después para saber si el mailing ha sido recibido primero y segundo si el periodista está interesado en el tema. Sea breve y directo.
No insista si no se siente preocupado, no está en una reunión telefónica comercial. En este caso, agradézcale por el tiempo otorgado y anote en un archivo de seguimiento que no dará seguimiento. Organizarse y registrar en un documento todas las personas contactadas, la fecha de envío y seguimiento …
Dossier de prensa: nuestro consejo experto para la cobertura de los medios: en conclusión
Para el éxito de su dossier de prensa, le recomendamos que:
- Haga un plan organizado de su documento: portada, resumen, presentación de la empresa y servicios / productos, ratios, reseña de prensa, contacto;
- Tenga cuidado al escribir: use el tiempo presente, sea muy conciso, conciso y preciso, evite términos excesivamente técnicos, vaya a lo esencial estableciendo un objetivo por oración o párrafo;
- Trabaja en el formato: haz una presentación original relacionada con tu carta gráfica, incluye imágenes y fotos;
- Haga que al menos dos personas revisen (una fuera del proyecto y otra que conozca su negocio);
- Haga una lista de periodistas relacionados con su actividad y contáctelos a través de diferentes canales;
- Organiza la distribución de tu archivo: haz un archivo de seguimiento, realiza recordatorios …
Dossier de prensa: resumido en tres preguntas
En quoi le dossier de presse est-il indispensable ?
Simplement parce que c’est une des seules manières de toucher la presse. À moins que vous ne soyez entourés de journalistes (on vous le souhaite), le dossier de presse reste un support de communication important qu’il ne faut pas négliger. C’est un document complet présentant votre entreprise. Il est envoyé aux journalistes et influenceurs pour qu’ils écrivent un article ou un papier dessus. Les retombées médiatiques qui s’en suivent sont extrêmement intéressantes pour votre notoriété.
Quelle est la différence entre un dossier de presse et un communiqué de presse ?
Les deux documents ont le même objectif. Celui de toucher les journalistes ou les influenceurs pour faire connaitre votre entreprise. Mais leurs messages et leurs formats sont complètement différents.
Le communiqué de presse est court, il se rédige sur une seule page. Il est envoyé aux journalistes pour présenter un évènement proche : lancement d’un nouveau produit, salon, changement de directeur…
Le dossier de presse est un document complet de plusieurs pages qui présente votre entreprise, vos valeurs, vos produits, vos chiffres clés… Il est adressé à un listing de presse pour donner du contenu afin de faciliter la rédaction d’un papier sur votre entreprise. Vous devez mettre en avant votre plus-value par rapport à vos concurrents et ne pas considérer le dossier de presse comme une plaquette commerciale.
Comment rédiger un dossier de presse ?
Nous vous conseillons de commencer par faire un plan organisé de votre document : page de garde, sommaire, présentation de l’entreprise et des services/produits, chiffres clés, revue de presse, contact. Une fois que vous avez vos catégories, ajoutez des titres et des sous-titres accrocheurs. Inutile d’en faire trop, soignez votre rédaction et la mise en page pour faciliter la lecture des informations. Le journaliste reprendra ensuite votre dossier avec son style pour remanier l’article à sa manière. Si vous avez des difficultés, entourez-vous de collaborateurs pour qu’ils vous aident. Vous avez aussi la possibilité de faire appel à des rédacteurs ou des agences spécialisées pour ce type de support de communication.
