Dossier de presse : nos conseils d’expert pour des retombées médiatiques

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Le dossier de presse est un support de communication qui vous aide à augmenter votre visibilité. Si vous rêvez d’entendre parler de votre entreprise dans un média, il est l’outil idéal pour convaincre un journaliste. Le dossier de presse est un document complet qui bien préparé vous assure d’obtenir des retombés médiatiques. En quoi consiste-t-il ? Comment rédiger un dossier de presse ? Comment en tirer profit ? Nous vous expliquons tout de A à Z.

dossier de presse

Dossier de presse : définition

Au sommaire :

Un dossier de presse est un document qui regroupe les données essentielles pour présenter votre entreprise. Contrairement à une plaquette commerciale, le dossier de presse n’a pas vocation à être promotionnel. Son objectif est d’informer différents acteurs extérieurs : vos collaborateurs, vos partenaires et surtout les journalistes. Élément important, il est la vitrine de votre entreprise et se doit d’être clair, précis et concis.

Il se conçoit en format :

  • numérique pour le diffuser sur votre site internet, par e-mail ou sur une clé USB ;
  • et papier pour l’envoyer ou le distribuer.

Le dossier de presse fait partie de vos supports de communication qui vous permettent de vous faire connaitre. Généralement, il est envoyé à un listing de journalistes dans le but de présenter votre entreprise ou un évènement afin que la presse puisse en prendre connaissance et écrire un article sur votre société.

Quelle est la différence entre un dossier de presse, un communiqué de presse et une plaquette commerciale ?

Le dossier de presse

Le dossier de presse vise vos cibles secondaires c’est-à-dire les journalistes. Il permet de présenter votre entreprise. Pour sortir du lot, votre dossier de presse doit donner envie d’être lu. En effet, les journalistes reçoivent énormément d’informations. Alors, pour éviter que votre document finisse dans la corbeille, prenez le temps de réfléchir aux éléments importants et évitez de vous éparpiller. Dans la suite l’article, nous vous expliquons comment l’optimiser.

La plaquette commerciale

La plaquette commerciale est un document synthétique qui présente brièvement votre entreprise, vos valeurs et surtout vos produits ou vos services. Son objectif est d’accompagner ou de compléter une présentation commerciale dans le but de séduire, de rassurer et de convaincre vos prospects.

Pour en savoir plus, découvrez notre article dédié : Plaquette commerciale : exemples de plaquettes efficaces à copier.

Le communiqué de presse

Le communiqué de presse vient en complément du dossier de presse. Il fait généralement une seule page qui résume un évènement à venir. Par exemple, vous écrivez un communiqué de presse lors du lancement d’une nouvelle gamme de produits, de l’ouverture d’un nouveau point de vente ou d’une participation à un salon.

Communiqué de presse et dossier de presse sont deux supports bien différents qui sont encore aujourd’hui trop confondus. Alors que le communiqué est une information courte, le dossier de presse est un document très complet présentant votre entreprise, ses valeurs et ses produits.

De quoi se compose un dossier de presse ?

Pour vous aider dans la rédaction de votre dossier de presse, nous vous avons résumé les éléments importants et indispensables. Cependant, libre à vous d’ajouter d’autres éléments qui peuvent jouer en votre faveur.

présentation dossier de presse

Mettez-vous à la place d’un journaliste qui reçoit plusieurs dizaines dossiers de presse par jour. Seul un sur 10 est retenu par la presse ! Alors, comment faire la différence ? Comment être lu ? Avec un titre accrocheur, une mise en page attrayante et des informations précises ! Chaque dossier de presse est unique. Réalisez le vôtre à l’image de votre charte graphique et des valeurs de votre entreprise.

La page de couverture

La page de couverture est la « page de garde » de votre dossier de presse. C’est celle qui capte et attire le regard ! Alors, concevez une page originale aux couleurs de votre charte graphique. Il faut surtout éviter de faire une présentation trop scolaire. Cependant, elle ne doit être ni trop chargée ni trop sobre. Nous vous conseillons d’indiquer sur votre page de couverture :

  • La mention « Dossier de presse » afin que le journaliste comprenne de quoi il s’agit ;
  • Un titre accrocheur ;
  • Votre logo et le nom de l’entreprise ;
  • La date si c’est un évènement.

Le sommaire

Aussi basique que cela puisse paraître, un sommaire est indispensable. En effet, il aide le journaliste à naviguer dans le document pour trouver les informations qu’il veut. Le sommaire ne doit surtout pas être négligé, que cela soit sur la forme ou le fond. Il est la seconde page de votre support et influence le lecteur à tourner la page (ou à laisser votre dossier sur un coin du bureau).

La présentation : valeurs et concepts

La page de présentation de votre entreprise est capitale. Elle raconte votre histoire, vos valeurs et vos objectifs. Pensez aussi à ajouter « le mot du fondateur » ! C’est un petit discours qui expose vos convictions et fait ressortir votre mission et votre vision.

dossier de presse valeurs

Tout ceci doit être résumé de manière limpide et synthétique. Pensez toujours à faire relire votre dossier pour avoir un avis extérieur par des personnes qui ne connaissent pas votre entreprise.

Votre historique

Dans un dossier de presse, vous résumez l’historique et les dates clés de votre entreprise, par exemple avec l’aide d’un schéma explicatif indiquant la date de création, l’évolution, ce qu’il en est aujourd’hui…

Attention, cette rubrique est différente des « chiffres clés » qui sont un zoom sur le chiffre d’affaires qui a augmenté par exemple cette année, ou le nombre d’employés qui a doublé…

Vos engagements

Vous êtes une entreprise sociale et vous souhaitez mettre en avant votre engagement pour la planète ? Vous envisagez de collaborer avec des associations ? Parlez-en ! Le but n’est pas d’en faire trop, mais simplement d’être honnête. Si vous êtes dirigeant d’entreprise « zéro déchet » et que cette valeur est fondamentale, vous pouvez y consacrer du temps.

Dossier de presse : engagements

Aujourd’hui, beaucoup de sociétés décident d’investir en termes d’évènements ou de finances auprès d’associations. Bien évidemment, cela garantit une image sociale. Le but n’étant certainement pas d’investir uniquement pour bénéficier d’une communication positive, mais de le faire simplement parce que VOS valeurs sont en corrélation avec vos idées. Dans ce cas, précisez vos engagements, la raison pour laquelle vous avez souhaité mettre en place ces actions, les retombées… La règle d’or : soyez vrai !

Vos produits et services

Attention à ne pas exposer l’ensemble de vos produits au risque de perdre l’attention du journaliste. Assurément, le dossier de presse n’est pas un catalogue commercial. Présentez donc succinctement vos produits fars ou, si vous disposez d’une petite gamme, montrez vos produits sur une double page seulement.

Vos chiffres-clés

Les chiffres clés regroupent la partie importante de votre dossier de presse. En effet, ils montrent l’évolution de votre entreprise. Avec une infographie, par exemple affichez le nombre de boutiques ouvertes, le nombre d’employés, vos ventes, l’internationalisation de vos produits… En bref, l’ensemble des chiffres et des statistiques qui prouvent que votre entreprise a saisi une belle opportunité de marché.

Vos clients et les témoignages

Insérez dans votre dossier de presse les logos de vos clients et des témoignages. Tout ce qui peut jouer en votre faveur et valoriser votre entreprise est bon à prendre. Privilégiez le concret et les faits réels. Les journalistes ont besoin de sentir que vous avez apporté quelque chose en plus que vos concurrents et que VOTRE entreprise vaut le coup d’être présentée !

témoignage dossier de presse

Votre revue de presse

Pour finaliser votre dossier, vous ajoutez une revue de presse. C’est une page dédiée aux articles réalisés sur votre société par d’autres médias : blog, interviews, presse papier, presse en ligne… Cela montre votre notoriété et rassure le journaliste !

Vous débutez et ne disposez d’aucune retombée médiatique ? Pas de panique, votre dossier de presse vous permettra certainement d’avoir votre premier article que vous ajouterez fièrement par la suite !

La page contact

Votre dossier de presse a retenu toute l’attention du journaliste ! Bien joué, vous allez enfin bénéficier vos premières retombées médiatiques. Il serait donc bien dommage d’oublier la page contact avec vos coordonnées. Restez toujours dans l’optique d’une bonne lisibilité et d’un design épuré. La présentation de cette page ne doit pas être négligée.

Votre dossier de presse doit donc contenir certaines parties essentielles :

  • La page de couverture : nom de l’entreprise avec comme titre « Dossier de Presse » ;
  • Le sommaire : élément indispensable, concevez-le avec des titres accrocheurs ;
  • Présentation de votre entreprise : vos valeurs et vos objectifs de manière synthétique ;
  • Mise en avant de vos produits : attention de ne pas mettre tous vos produits ;
  • Vos chiffres clés : l’ensemble des évolutions chiffrées et des statistiques ! Pour ne pas ennuyer votre lecteur, créez un visuel attrayant ;
  • Votre revue de presse : capture d’écran des parutions dans les médias de votre entreprise (articles, interviews, etc.) ;
  • Page contact : vos coordonnées (mail, site internet, réseaux sociaux, téléphone, compte professionnel LinkedIn™…).

Quel format doit avoir mon dossier de presse ?

Le format du dossier de presse peut varier. Il n’y a pas de recommandations spéciales. Il vous différencie de vos concurrents justement par un format original. Attention cependant à toujours bien respecter le critère le plus important : la lisibilité.

La seule règle à respecter est d’enregistrer votre dossier de presse en .PDF. Veillez à son poids de sorte qu’il s’envoie facilement par messagerie. Faites des tests auprès de vos proches et collaborateurs. Vous avez aussi la possibilité de le réduire sans qu’il perde trop en qualité sur des sites dédiés à cela.

Personnellement, je préfère le format paysage qui laisse beaucoup plus de liberté en termes de création et de mise en page. Je le trouve beaucoup plus lisible. Je me mets toujours à la place de mes clients et ici en l’occurrence à celle du journaliste qui reçoit mon dossier de presse. Pour ma part, il est important de se démarquer à la fois visuellement, mais aussi dans votre conception du monde. Ceci est valable pour votre dossier de presse, mais de manière plus générale dans l’ensemble de vos supports de communication. Si j’ai su me différencier aujourd’hui de mes concurrents, c’est par mon approche différente et mes valeurs.

Le talent provient de l’originalité, qui est une manière spéciale de penser, de voir, de comprendre et de juger.

Guy de Maupassant

10 conseils d’expert pour rédiger votre dossier de presse

Retrouvez dans la suite de cet article nos conseils pour réaliser un dossier de presse professionnel, étape par étape !

Conseil numéro 1 : Préparer votre dossier de presse

Vous avez certainement déjà étudié l’ensemble du marché avant de vous lancer dans la création de votre entreprise grâce aux matrices marketing :

  • L’analyse PESTEL recense les 6 influences extérieures qui pèsent sur votre marché et votre entreprise (Politique, Économique, Socioculturel, Technologique, Écologique et Légal).
  • La matrice SWOT pour identifier vos forces, vos faiblesses et les opportunités ainsi que les menaces de votre marché.

Misez tout sur votre plus-value ! Qu’est-ce qui vous différencie des autres ? Pourquoi le journaliste devrait-il écrire sur votre société ? En quoi ce sujet pourrait-il intéresser ses lecteurs ?
En vous posant les bonnes questions, vous vous recentrez sur les points essentiels de votre entreprise et visez juste !

format dossier de presse

Nous vous conseillons toujours avant de concevoir vos supports de communication de prendre le temps de tout mettre à plat. En effet, le temps que vous y consacrez n’est pas à perte. Nous savons bien qu’en tant que chef d’entreprise, il est important de rentabiliser vos actions (ROI). Cependant, ce document qui fait partie de votre stratégie marketing doit être rédigé de la manière la plus concise et faire ressortir en un clin d’œil vos valeurs. Pour cela, vous devez réfléchir au message que vous souhaitez mettre en avant. Pensez donc stratégie.

Voici quelques points importants pour anticiper votre dossier de presse :
  • Évitez d’être trop scolaire, ne vous entêtez pas à respecter un plan trop basique, vous devez avoir une structure avec les éléments importants indiqués ci-dessus, mais vous pouvez faire preuve de créativité ;
  • Recentrez-vous sur vos valeurs et vos objectifs ;
  • Notez toutes vos idées sur un brouillon ;
  • Commencez à élaborer un plan.

Conseil numéro 2 : Rédiger votre dossier de presse avec un style adapté

La rédaction du dossier de presse peut paraître compliquée. Cependant, nul besoin d’être Voltaire pour réussir dans l’écriture de votre support de communication.

Voici quelques conseils pour la rédaction :
  • Évitez les longues phrases ;
  • Trouvez l’objectif principal de chaque paragraphe et relisez-les afin de ne pas trop vous éparpiller ;
  • Concentrez-vous uniquement sur la rédaction (la forme sera revue après) ;
  • Adoptez un style simple et adapté à votre business (tous les secteurs ne permettent pas d’ajouter une touche d’humour…).

Conseil numéro 3 : Mettre des titres et des sous-titres dans votre dossier de presse

Cela peut paraître basique, mais vos titres ont beaucoup d’importance. En effet, ils sont survolés rapidement avant de décider la lecture du contenu. C’est pourquoi vous devez trouver des titres pertinents qui donnent envie de lire la suite.

Il est important également de proposer plusieurs niveaux de lecture ! Un titre accrocheur suivi d’un sous-titre explicatif attirent l’attention et suscitent de l’intérêt.

Conseil numéro 4 : Opter pour une présentation originale mais limpide

La présentation, vous l’avez compris, est décisive pour faire la différence ! Pour cela, choisissez un design élaboré tout en conservant votre contenu lisible. Votre dossier de presse doit être aéré et agrémenté de quelques photos et visuels.

dossier de presse présentation

Vous pouvez aussi choisir de l’imprimer sur un papier original avec une finition spéciale avant de l’envoyer directement aux responsables d’édition.

Conseil numéro 5 : Bien cibler la presse

Élaborer un listing de média à contacter

Beaucoup d’entreprises écartent le dossier de presse à cause des retours trop faibles. Cependant, la presse n’est pas un média à négliger. Elle fait partie de votre plan de communication.

Pensez donc à faire un listing de l’ensemble des journalistes que vous souhaitez contacter et qui sont susceptibles d’être intéressés par votre société et les prestations que vous proposez. La presse comprend à la fois les journaux locaux, nationaux, mais également le web. Votre stratégie digitale peut donc aussi s’axer sur des sites journalistiques.

Trouver les contacts utiles pour envoyer un dossier de presse

On vous l’accorde, il n’est pas évident de trouver les contacts. Cela demande un travail fastidieux, mais renseignez-vous pour trouver la perle rare : l’adresse mail du responsable de l’édition. Soyez malins, elle est généralement toujours renseignée dans la partie « contact » du site web ou à la fin du journal.

Vous avez aussi la possibilité de :

  • laisser gérer la conception du dossier de presse ainsi que l’envoi à une agence de relation presse ;
  • ou d’acheter un fichier d’adresses e-mail.

Conseil numéro 6 : L’objet du mail : être malin !

objet email journaliste dossier de presse

N’envoyez pas le même mail à un listing de journalistes ! Personnalisez l’objet de vos e-mails, c’est la clé pour donner envie à la presse d’ouvrir. Choisissez un objet original, sans trop en faire, en lien avec votre entreprise. Indiquez bien qu’il s’agit d’un dossier de presse pour éviter de passer pour une publicité.

Conseil numéro 7 : Ajouter vos points de contact

Dans votre e-mail, n’oubliez pas votre signature avec vos coordonnées. Cela peut sembler basique, mais c’est un élément important encore trop souvent négligé. Votre signature doit contenir l’ensemble des points de contact (numéro de téléphone, mail professionnel, adresse site web et liens réseaux sociaux).

Vous pouvez aussi mettre un bouton d’appel à l’action afin de rediriger votre cible vers votre page de présentation de l’entreprise ou de vos valeurs.

Conseil numéro 8 : Savoir s’adapter à votre cible

Chaque média doit faire l’objet d’une réelle analyse. Vous ne pouvez pas contacter un blogueur, un influenceur, la presse écrite ou un journaliste de la même manière. Il y a deux axes à ajuster :

  • Le canal : Certains préfèrent être contactés avec LinkedIn™, quand d’autres sont plus actifs sur Twitter™.
  • Le message : L’approche ainsi que le ton employé sont différents selon la personne que vous souhaitez convaincre.

Conseil numéro 9 : Diffuser un dossier de presse à une date stratégique

Votre plan de communication inclut certainement votre dossier de presse. Dans ce cas, la date d’envoi du dossier de presse est indiquée dans votre rétroplanning (que vous avez pris soin de faire pendant votre stratégie marketing).

Dans le cas d’un évènement, il est conseillé d’envoyer un communiqué de presse et le dossier de presse une dizaine de jours avant la date.
Si possible, préférez d’expédier votre e-mail le mardi afin d’éviter le rush du lundi matin et de la fin de semaine.

Conseil numéro 10 : Relancer les journalistes

Vous avez envoyé votre dossier de presse, mais vous n’avez toujours pas de retour ? Nous vous conseillons de relancer une dizaine de jours après afin de savoir si dans un premier temps l’envoi a bien été reçu et dans second temps si le journaliste est intéressé par le sujet. Soyez bref et précis.

relance journaliste dossier de presse

N’insistez pas si celui-ci ne se sent pas concerné, vous n’êtes pas à un rendez-vous téléphonique commercial. Dans ce cas, remerciez-le pour le temps accordé et notez dans un fichier de suivi qu’il ne donnera pas suite. Soyez organisé et consignez sur un document l’ensemble des personnes contactées, la date de l’envoi et de relance…

Dossier de presse : nos conseils d’expert pour des retombées médiatiques : en conclusion

Pour la réussite de votre dossier de presse, nous vous conseillons de :

  • Faire un plan organisé de votre document : page de garde, sommaire, présentation de l’entreprise et des services/produits, chiffres clés, revue de presse, contact ;
  • Soigner la rédaction : utiliser le présent, d’être très concis, synthétique et précis, d’éviter les termes trop techniques, d’aller à l’essentiel en fixant un objectif par phrase ou paragraphe ;
  • Travailler le format : faire une présentation originale en rapport avec votre charte graphique, inclure des visuels et des photos ;
  • Faire relire au minimum par deux personnes (une extérieure au projet et une autre qui connait votre activité) ;
  • Réaliser un listing de journalistes en rapport avec votre activité et de les contacter via différents canaux ;
  • Organiser la diffusion de votre dossier : faire un fichier de suivi, effectuer des relances…

Dossier de presse : pour résumer en trois questions

En quoi le dossier de presse est-il indispensable ?

Simplement parce que c’est une des seules manières de toucher la presse. À moins que vous ne soyez entourés de journalistes (on vous le souhaite), le dossier de presse reste un support de communication important qu’il ne faut pas négliger. C’est un document complet présentant votre entreprise. Il est envoyé aux journalistes et influenceurs pour qu’ils écrivent un article ou un papier dessus. Les retombées médiatiques qui s’en suivent sont extrêmement intéressantes pour votre notoriété.

Quelle est la différence entre un dossier de presse et un communiqué de presse ?

Les deux documents ont le même objectif. Celui de toucher les journalistes ou les influenceurs pour faire connaitre votre entreprise. Mais leurs messages et leurs formats sont complètement différents.
Le communiqué de presse est court, il se rédige sur une seule page. Il est envoyé aux journalistes pour présenter un évènement proche : lancement d’un nouveau produit, salon, changement de directeur…
Le dossier de presse est un document complet de plusieurs pages qui présente votre entreprise, vos valeurs, vos produits, vos chiffres clés… Il est adressé à un listing de presse pour donner du contenu afin de faciliter la rédaction d’un papier sur votre entreprise. Vous devez mettre en avant votre plus-value par rapport à vos concurrents et ne pas considérer le dossier de presse comme une plaquette commerciale.

Comment rédiger un dossier de presse ?

Nous vous conseillons de commencer par faire un plan organisé de votre document : page de garde, sommaire, présentation de l’entreprise et des services/produits, chiffres clés, revue de presse, contact. Une fois que vous avez vos catégories, ajoutez des titres et des sous-titres accrocheurs. Inutile d’en faire trop, soignez votre rédaction et la mise en page pour faciliter la lecture des informations. Le journaliste reprendra ensuite votre dossier avec son style pour remanier l’article à sa manière. Si vous avez des difficultés, entourez-vous de collaborateurs pour qu’ils vous aident. Vous avez aussi la possibilité de faire appel à des rédacteurs ou des agences spécialisées pour ce type de support de communication.

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