La cartella stampa è un mezzo di comunicazione che ti aiuta ad aumentare la tua visibilità. Se sogni di sentire parlare della tua attività su un media, è lo strumento perfetto per convincere un giornalista. La cartella stampa è un documento completo che, ben preparato, ti assicura una copertura mediatica. In cosa consiste? Come scrivere una cartella stampa? Come trarne profitto? Ti spieghiamo tutto dalla A alla Z.
Cartella stampa: definizione
Una cartella stampa è un documento che raccoglie i dati essenziali per presentare la tua azienda. A differenza di una brochure commerciale, la cartella stampa non è pensata per essere promozionale. Il suo obiettivo è informare diversi attori esterni: i tuoi dipendenti, i tuoi partner e soprattutto i giornalisti. È importante sottolineare che è la vetrina della tua attività e deve essere chiara, precisa e concisa.
È progettato nel seguente formato:
- digitale per distribuirlo sul tuo sito web, via e-mail o su chiavetta USB;
- e carta da inviare o distribuire.
La cartella stampa fa parte dei tuoi mezzi di comunicazione che ti permettono di farti conoscere. Di solito viene inviato a un elenco di giornalisti per presentare la tua azienda o un evento in modo che la stampa possa leggerlo e scrivere un articolo sulla tua azienda.
Qual è la differenza tra una cartella stampa, un comunicato stampa e una brochure di vendita?
La cartella stampa
La cartella stampa è rivolta ai tuoi target secondari, ovvero i giornalisti. Aiuta a presentare la tua attività. Per distinguersi, la cartella stampa deve farti venire voglia di essere letto. In effetti, i giornalisti ricevono molte informazioni. Quindi, per evitare che il tuo documento finisca nel cestino, prenditi del tempo per pensare agli elementi importanti ed evita di disperderti. Nel seguente articolo spieghiamo come ottimizzarlo.
La brochure commerciale
La brochure commerciale è un documento sintetico che presenta brevemente la tua azienda, i tuoi valori e soprattutto i tuoi prodotti o servizi. Il suo obiettivo è accompagnare o completare una presentazione commerciale per sedurre, rassicurare e convincere i tuoi potenziali clienti.
Per saperne di più, leggi il nostro articolo dedicato: Brochure commerciale: esempi di brochure efficaci da copiare .
comunicato stampa
Il comunicato stampa integra la cartella stampa. Di solito è una singola pagina che riassume un evento imminente. Ad esempio, si scrive un comunicato stampa quando si lancia una nuova linea di prodotti, si apre un nuovo punto vendita o si partecipa a una fiera.
Comunicato stampa e cartella stampa sono due media molto diversi e ancora oggi troppo confusi. Mentre il comunicato stampa è una breve informazione, la cartella stampa è un documento molto completo che presenta la tua azienda, i suoi valori e i suoi prodotti.
In cosa consiste una cartella stampa?
Per aiutarti a scrivere la tua cartella stampa, abbiamo riassunto gli elementi importanti ed essenziali. Tuttavia, sei libero di aggiungere altri elementi che potrebbero funzionare a tuo favore.
Mettiti nei panni di un giornalista che riceve diverse dozzine di cartelle stampa al giorno. Solo uno su 10 è trattenuto dalla stampa! Quindi come si fa a dire la differenza? Come essere letti? Con un titolo accattivante, un layout accattivante e informazioni precise! Ogni cartella stampa è unica. Fai tuo ad immagine della tua carta grafica e dei valori della tua azienda.
Copertina
La copertina è la “pagina di copertina” della cartella stampa. È quello che cattura e cattura lo sguardo! Quindi, disegna una pagina originale con i colori della tua carta grafica . Soprattutto, dovresti evitare di fare una presentazione troppo accademica. Tuttavia, non dovrebbe essere troppo occupato o troppo sobrio. Ti consigliamo di indicare sulla tua copertina:
- La menzione “Cartella stampa” in modo che il giornalista capisca di cosa si tratta;
- Un titolo accattivante;
- Il tuo logo e il nome della tua azienda;
- La data se si tratta di un evento.
Il sommario
Per quanto semplice possa sembrare, un riassunto è essenziale. Infatti, aiuta il giornalista a navigare nel documento per trovare le informazioni che desidera. Soprattutto non va trascurata la sintesi, né nella forma né nella sostanza. È la seconda pagina del tuo materiale e spinge il lettore a voltare pagina (o a lasciare il tuo file su un angolo della scrivania).
Presentazione: valori e concetti
La pagina di presentazione della tua azienda è fondamentale. Racconta la tua storia, i tuoi valori e i tuoi obiettivi. Ricordati anche di aggiungere “la parola del fondatore”! È un breve discorso che espone le tue convinzioni e fa emergere la tua missione e visione.
Tutto questo va riassunto in modo chiaro e sintetico. Ricorda sempre di far revisionare il tuo file per ottenere un’opinione esterna da persone che non conoscono la tua attività.
La tua storia
In una cartella stampa, riassumi la storia e le date chiave della tua attività , ad esempio con l’aiuto di un diagramma esplicativo che indica la data di creazione, evoluzione, cosa è oggi …
Si prega di notare che questa sezione è diversa dalle “cifre chiave” che sono uno zoom sul fatturato che è aumentato ad esempio quest’anno o sul numero di dipendenti che è raddoppiato …
I tuoi impegni
Sei un’impresa sociale e vuoi sottolineare il tuo impegno per il pianeta? Hai intenzione di collaborare con le associazioni? Parlarne ! Il punto non è fare troppo, ma solo essere onesti . Se sei un business leader a “rifiuti zero” e questo valore è fondamentale, puoi dedicargli del tempo.
Oggi molte aziende decidono di investire in eventi o finanziamenti con associazioni. Ovviamente, questo garantisce un’immagine sociale. L’obiettivo non è certo investire solo per beneficiare di una comunicazione positiva, ma farlo semplicemente perché i TUOI valori sono in correlazione con le tue idee. In questo caso, specifica i tuoi impegni, il motivo per cui hai voluto realizzare queste azioni, le ripercussioni… La regola d’oro: sii vero!
I tuoi prodotti e servizi
Attenzione a non esporre tutti i vostri prodotti rischiando di perdere l’attenzione del giornalista. Certo, la cartella stampa non è un catalogo commerciale. Quindi presenta brevemente i tuoi prodotti fars o, se hai una gamma ridotta, mostra i tuoi prodotti su una sola doppia pagina.
Le tue cifre chiave
Le cifre chiave sono la parte importante della cartella stampa. In effetti, mostrano l’evoluzione della tua attività. Avec une infographie, par exemple affichez le nombre de boutiques ouvertes, le nombre d’employés, vos ventes, l’internationalisation de vos produits… En bref, l’ensemble des chiffres et des statistiques qui prouvent que votre entreprise a saisi une belle opportunité andatura.
I tuoi clienti e testimonianze
Includi i loghi e le testimonianze dei tuoi clienti nella cartella stampa . Vale la pena prendere tutto ciò che può funzionare a tuo favore e aggiungere valore alla tua attività. Concentrati sui fatti concreti e reali. I giornalisti devono sentire che hai contribuito con qualcosa in più rispetto alla concorrenza e che la TUA attività merita di essere presentata!
La tua rassegna stampa
Per finalizzare il tuo file, aggiungi una rassegna stampa. Questa è una pagina dedicata agli articoli scritti sulla tua azienda da altri media: blog, interviste, carta stampata, stampa online, ecc. Questo dimostra la tua notorietà e rassicura il giornalista!
Sei appena agli inizi e non hai copertura mediatica? Niente panico, la tua cartella stampa ti permetterà sicuramente di avere il tuo primo articolo che aggiungerai con orgoglio in seguito!
La pagina dei contatti
La tua cartella stampa ha catturato tutta l’attenzione del giornalista! Ben fatto, potrai finalmente beneficiare della tua prima copertura mediatica. Sarebbe quindi un peccato dimenticare la pagina dei contatti con i tuoi dati di contatto. Tieni sempre presente una buona leggibilità e un design pulito. Il layout di questa pagina non deve essere trascurato.
La tua cartella stampa deve quindi contenere alcune parti essenziali:
- In copertina: nome dell’azienda con il titolo “Press Kit”;
- Il riassunto: elemento essenziale, disegnalo con titoli accattivanti;
- Presentazione della tua azienda: i tuoi valori e i tuoi obiettivi in modo sintetico;
- Mostra i tuoi prodotti: fai attenzione a non mostrare tutti i tuoi prodotti;
- Le tue cifre chiave: tutte le cifre e le statistiche! Per non infastidire il tuo lettore, crea un’immagine accattivante;
- La tua rassegna stampa: screenshot delle pubblicazioni sui media della tua azienda (articoli, interviste, ecc.);
- Pagina dei contatti: i tuoi dati di contatto (email, sito web, social network, telefono, account professionale LinkedIn™, ecc.).
Che formato deve avere la mia cartella stampa?
Il formato della cartella stampa può variare. Non ci sono raccomandazioni speciali. Ti differenzia dai tuoi concorrenti proprio per un formato originale. Attenzione, però, a rispettare sempre il criterio più importante: la leggibilità.
L’unica regola da rispettare è salvare la cartella stampa in .PDF. Prestare attenzione al suo peso in modo che possa essere spedito facilmente tramite corriere. Fai delle prove con i tuoi parenti e collaboratori. Hai anche la possibilità di ridurlo senza perdere troppa qualità sui siti dedicati a questo.
Personalmente preferisco il formato orizzontale che lascia molta più libertà in termini di creazione e impaginazione. Lo trovo molto più leggibile. Mi metto sempre nei panni dei miei clienti e qui in questo caso quello del giornalista che riceve la mia cartella stampa. Da parte mia, è importante distinguersi sia visivamente, ma anche nella tua concezione del mondo. Questo vale per la tua cartella stampa, ma più in generale per tutti i tuoi mezzi di comunicazione. Se oggi sono riuscito a differenziarmi dai miei concorrenti, è attraverso il mio diverso approccio e i miei valori.
Il talento nasce dall’originalità, che è un modo speciale di pensare, vedere, capire e giudicare.
Guy de Maupassant
10 consigli degli esperti per scrivere la cartella stampa
Trovate nel resto di questo articolo i nostri consigli per creare una cartella stampa professionale, passo dopo passo!
Consiglio numero 1: prepara la cartella stampa
Sicuramente hai già studiato l’intero mercato prima di iniziare a creare il tuo business utilizzando le matrici di marketing:
- L’analisi PESTEL identifica le 6 influenze esterne che pesano sul tuo mercato e sul tuo business (Politico, Economico, Socioculturale, Tecnologico, Ecologico e Legale).
- La matrice SWOT per identificare i tuoi punti di forza, di debolezza e opportunità, nonché le minacce nel tuo mercato.
Scommetti tutto sul tuo valore aggiunto! Cosa ti rende diverso dagli altri? Perché il giornalista dovrebbe scrivere della tua azienda? In che modo questo argomento potrebbe interessare i suoi lettori?
Ponendoti le domande giuste, ti concentri sui punti essenziali della tua attività e fai le cose giuste!
Ti consigliamo sempre, prima di progettare i tuoi mezzi di comunicazione, di prenderti del tempo per mettere tutto a posto. In effetti, il tempo che dedichi ad esso non è in perdita. Sappiamo bene che in qualità di leader aziendale, è importante rendere redditizie le tue azioni (ROI). Tuttavia, questo documento che fa parte della tua strategia di marketing dovrebbe essere scritto nel modo più conciso e far emergere i tuoi valori in un batter d’occhio. Per questo, è necessario pensare al messaggio che si desidera presentare. Quindi pensa alla strategia.
- Evita di essere troppo erudito, non insistere per attenersi a un piano troppo elementare, devi avere una struttura con gli elementi importanti sopra indicati, ma puoi essere creativo;
- Rifocalizzati sui tuoi valori e obiettivi;
- Scrivi tutte le tue idee su una bozza;
- Inizia a fare un piano.
Consiglio numero 2: scrivi la cartella stampa con uno stile adattato
Scrivere la cartella stampa può sembrare complicato. Tuttavia, non è necessario essere Voltaire per avere successo nello scrivere il proprio mezzo di comunicazione.
- Evita frasi lunghe;
- Trova l’obiettivo principale di ogni paragrafo e rileggili in modo da non disperderti troppo;
- Concentrati solo sulla scrittura (il modulo verrà rivisto in seguito);
- Adotta uno stile semplice adatto alla tua attività (non tutti i settori ti permettono di aggiungere un tocco di umorismo…).
Consiglio numero 3: inserisci titoli e sottotitoli nella cartella stampa
Può sembrare semplice, ma i tuoi titoli contano molto. Anzi, vengono sfogliati velocemente prima di decidere di leggerne il contenuto. Ecco perché hai bisogno di trovare titoli pertinenti che ti facciano venire voglia di leggere di più.
È anche importante offrire diversi livelli di lettura! Un titolo accattivante seguito da una didascalia esplicativa attira l’attenzione e genera interesse.
Consiglio numero 4: optare per una presentazione originale ma chiara
La presentazione, capirete, è decisiva per fare la differenza! Per fare ciò, scegli un design elaborato mantenendo leggibili i tuoi contenuti. La tua cartella stampa deve essere ariosa e impreziosita da alcune foto e immagini.
Puoi anche scegliere di stamparlo su carta originale con una finitura speciale prima di inviarlo direttamente agli editori.
Consiglio numero 5: mira bene alla stampa
Sviluppa un elenco di media da contattare
Molte aziende rifiutano la cartella stampa a causa di ritorni insufficienti. Tuttavia, la stampa non è un mezzo da trascurare. Fa parte del tuo piano di comunicazione .
Quindi ricordati di fare un elenco di tutti i giornalisti che vuoi contattare e che potrebbero essere interessati alla tua azienda e ai servizi che offri. La stampa comprende sia quotidiani locali che nazionali, ma anche il web. La tua strategia digitale può quindi puntare anche sui siti giornalistici.
Trova contatti utili per inviare una cartella stampa
Te lo garantiamo, non è facile trovare i contatti. È un lavoro noioso, ma scopri come trovare la gemma rara: l’indirizzo e-mail del responsabile dell’edizione. Sii furbo, di solito è sempre inserito nella sezione “contatti” del sito o alla fine del giornale.
Hai anche la possibilità di:
- gestire la progettazione della cartella stampa e inviarla a un’agenzia di relazioni con la stampa;
- o acquistare un file di indirizzi e-mail.
Suggerimento numero 6: l’oggetto dell’e-mail: sii intelligente!
Non inviare la stessa email a una lista di giornalisti! Personalizza l’oggetto delle tue e-mail, questa è la chiave per invogliare la stampa ad aprirsi. Scegli un oggetto originale, senza strafare, legato alla tua attività. Indica che si tratta di una cartella stampa per evitare di passare per una pubblicità.
Consiglio numero 7: aggiungi i tuoi punti di contatto
Nella tua e-mail, non dimenticare la tua firma con i tuoi dati di contatto. Può sembrare elementare, ma è un elemento importante che viene ancora troppo spesso trascurato. La tua firma deve contenere tutti i punti di contatto (numero di telefono, email professionale, indirizzo del sito web e link ai social network).
Puoi anche inserire un pulsante di invito all’azione per reindirizzare il tuo target alla pagina di presentazione della tua azienda o ai tuoi valori.
Consiglio numero 8: Impara ad adattarti al tuo target
Ogni mezzo deve essere oggetto di una vera analisi. Non puoi contattare un blogger, un influencer, una carta stampata o un giornalista allo stesso modo. Ci sono due assi da regolare:
- Il canale: Alcuni preferiscono essere contattati su LinkedIn™, mentre altri sono più attivi su Twitter™.
- Il messaggio: L’approccio e il tono utilizzati sono diversi a seconda della persona che vuoi convincere.
Consiglio numero 9: distribuisci una cartella stampa in una data strategica
Il tuo piano di comunicazione include sicuramente la tua cartella stampa. In questo caso, la data di spedizione della cartella stampa è indicata nella tua pianificazione inversa (cosa che hai avuto cura di fare durante la tua strategia di marketing).
In caso di evento, si consiglia di inviare un comunicato stampa e la cartella stampa una decina di giorni prima della data.
Se possibile, preferisci inviare la tua e-mail il martedì per evitare il lunedì mattina e la corsa del fine settimana.
Consiglio numero 10: rilancia i giornalisti
Hai inviato la cartella stampa ma non hai ancora feedback? Ti consigliamo di rilanciare dieci giorni dopo per verificare in primo luogo se il mailing è stato ricevuto e in secondo luogo se il giornalista è interessato all’argomento. Sii breve e conciso.
Non insistere se non si sente preoccupato, non sei a una riunione telefonica commerciale. In questo caso, ringrazialo per il tempo concesso e annota in un file di follow-up che non seguirà. Organizzarsi e registrare in un documento tutte le persone contattate, la data di invio e il follow-up…
Cartella stampa: i nostri consigli di esperti per la copertura mediatica: in conclusione
Per il successo della tua cartella stampa, ti consigliamo di:
- Fai un piano organizzato del tuo documento: copertina, riassunto, presentazione dell’azienda e dei servizi/prodotti, cifre chiave, rassegna stampa, contatto;
- Abbiate cura nello scrivere: usate il tempo presente, siate molto concisi, concisi e precisi, evitate termini troppo tecnici, andate all’essenziale fissando un obiettivo per frase o paragrafo;
- Lavora sul formato: crea una presentazione originale legata alla tua carta grafica, includi immagini e foto;
- Fai revisionare almeno due persone (una esterna al progetto e un’altra che conosce la tua attività);
- Fai una lista di giornalisti legati alla tua attività e contattali attraverso diversi canali;
- Organizza la distribuzione del tuo file: crea un file di follow-up, esegui promemoria …
Cartella stampa: per riassumere in tre domande
En quoi le dossier de presse est-il indispensable ?
Simplement parce que c’est une des seules manières de toucher la presse. À moins que vous ne soyez entourés de journalistes (on vous le souhaite), le dossier de presse reste un support de communication important qu’il ne faut pas négliger. C’est un document complet présentant votre entreprise. Il est envoyé aux journalistes et influenceurs pour qu’ils écrivent un article ou un papier dessus. Les retombées médiatiques qui s’en suivent sont extrêmement intéressantes pour votre notoriété.
Quelle est la différence entre un dossier de presse et un communiqué de presse ?
Les deux documents ont le même objectif. Celui de toucher les journalistes ou les influenceurs pour faire connaitre votre entreprise. Mais leurs messages et leurs formats sont complètement différents.
Le communiqué de presse est court, il se rédige sur une seule page. Il est envoyé aux journalistes pour présenter un évènement proche : lancement d’un nouveau produit, salon, changement de directeur…
Le dossier de presse est un document complet de plusieurs pages qui présente votre entreprise, vos valeurs, vos produits, vos chiffres clés… Il est adressé à un listing de presse pour donner du contenu afin de faciliter la rédaction d’un papier sur votre entreprise. Vous devez mettre en avant votre plus-value par rapport à vos concurrents et ne pas considérer le dossier de presse comme une plaquette commerciale.
Comment rédiger un dossier de presse ?
Nous vous conseillons de commencer par faire un plan organisé de votre document : page de garde, sommaire, présentation de l’entreprise et des services/produits, chiffres clés, revue de presse, contact. Une fois que vous avez vos catégories, ajoutez des titres et des sous-titres accrocheurs. Inutile d’en faire trop, soignez votre rédaction et la mise en page pour faciliter la lecture des informations. Le journaliste reprendra ensuite votre dossier avec son style pour remanier l’article à sa manière. Si vous avez des difficultés, entourez-vous de collaborateurs pour qu’ils vous aident. Vous avez aussi la possibilité de faire appel à des rédacteurs ou des agences spécialisées pour ce type de support de communication.
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